Onboarding im Lockdown - Erfahrungsberichte aus der VDV-Akademie

Die Einarbeitungsphase neuer Mitarbeitender im Unternehmen ist aus vielerlei Sicht wichtig: Gute Zusammenarbeit und Wertschätzung, Wissensmanagement und Qualität sowie betriebswirtschaftliche Interessen sind nur einige Aspekte, die hier genannt werden können. Angesichts der Corona-Pandemie stellt Einarbeitung eine besondere Herausforderung für die verschiedenen Berufsgruppen dar.

Gerade den gemeinen ‚knowledge workern‘, die sowieso primär am PC arbeiten, droht ein tristes, isoliertes Einarbeitungsschicksal im Home Office. Das kann nicht nur die Motivation auf beiden Seiten dämpfen, sondern auch zu handfesten Problemen führen, beispielsweise wenn aus der Ferne wichtige Informationen untergehen und Neulinge es deshalb schwerer haben, in ihrer Tätigkeit richtig anzukommen.

Aus der Sicht einer Betroffenen

Als relativ neues Teammitglied in der VDV-Akademie hat mich das Thema ‚Einarbeitung in Zeiten von Corona‘ unmittelbar betroffen und beschäftigt. Zum gesamten Onboardingprozess gehören natürlich noch weitere Phasen neben der Einarbeitung, wie das vorgelagerte Preboarding sowie die spätere Integrationsphase. Da die gleichzeitige Präsenz von mehreren Beschäftigten aber in den ersten Einarbeitungstagen besonders wichtig ist, beziehen sich meine Betrachtungen auf diese Phase der Orientierung im neuen Unternehmen. Der tatkräftige Einsatz der Kolleg*innen zeigt mir: Hier gibt es was zu lernen! Also habe ich vier Interviews geführt, jeweils mit zwei Neulingen und zwei ‚alten Hasen‘, die mit der Einarbeitung befasst waren. Die Frage ist doch: Wie gestaltet man Onboarding im Lockdown, Einarbeitung auf Distanz richtig? Was gibt es zu beachten?

Beim digitalen Onboarding müssen beide Seiten beachtet werden

Aus Sicht der Einarbeitenden stellen sich vor allem drei Herausforderungen dar: Zeit, Räumlichkeiten und der richtige Einarbeitungsplan.

Für Projektleiter Stefan Hilger war es wichtig, unter Einhaltung der geltenden Hygieneregeln eine kurze und intensive Orientierungsphase am neuen Arbeitsplatz zu ermöglichen: „Dadurch ist die Einarbeitung zwar extrem geballt und intensiv, aber das war es wert.“

Referentin Britta Robels findet einen Einarbeitungsplan gut, der den Neuen das Gefühl gibt „sowohl gefordert als auch thematisch eingearbeitet“ zu sein, wobei ein Rahmen für die „individuelle Geschwindigkeit bei der Arbeitsweise“ gegeben sein sollte.

Sonja Evang, neue Didaktikerin im Projekt eLearningÖV sieht vor allem im sozialen Bereich einen Nachteil: Aus dem Home Office lernt man zwar die direkten Teamkolleg*innen kennen, aber es ist schwieriger Kolleg*innen aus anderen Abteilungen kennenzulernen, weil man sich nicht zufällig in der Kaffeeküche begegnet.

Die neue E-Learning Spezialistin Kim Möller, Zuwachs im Projekt UpTrain merkt an, dass sich Strukturen der Zusammenarbeit leichter durch die räumliche Aufteilung vor Ort nachvollziehen lassen.

Und nun?

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, haben die Akademie-Mitarbeitenden unterschiedliche Maßnahmen getroffen, die von beiden Seiten positiv bewertet werden:

• Der Einarbeitungsplan: Die Einarbeitenden haben sich zuvor gut auf den Start des Neuankömmlings vorbereitet; so kann bspw. die erste Arbeitswoche in dezidierte Thementage aufgeteilt werden. Der Einarbeitungsplan ist ein detailliertes, übersichtliches Dokument, auf das beide Seiten Zugriff haben.

• Verfügbarkeit: Die Einarbeitenden vereinbaren regelmäßige (zu Beginn tägliche) catch-up-Calls (Video oder Telefon) und stehen jederzeit den Neuen mit Rat und Tat zur Seite.

• Zeit zum Kennenlernen! Die Akademie bestärkt und ermöglicht auch den informellen, sozialen Austausch. Neue Mitarbeitende werden ermutigt, ihre Kolleg*innen zu kontaktieren und z.B. virtuelle Coffee Breaks oder Lunchdates zu vereinbaren. Für das gesamte Team wird einmal die Woche die ‚Digitale Kaffeeküche‘ geöffnet.

• Verschiedene Kommunikationskanäle: Telefon, E-Mail, Videocall, Instant-Messenger: Für jeden Anlass gibt es das entsprechende Format.